Zorunlu arabuluculuk kapsamındaki uyuşmazlıklarda arabulucuya başvurulması ve sürecin anlaşamama ile sonuçlanması temel bir dava şartıdır. HUAK m. 18/A uyarınca davacı, arabuluculuk faaliyeti sonunda anlaşmaya varılamadığına ilişkin son tutanağın aslını veya onaylı bir örneğini dava dilekçesine eklemek zorundadır. HMK m. 114 gereğince kanunlarda düzenlenen bu tür şartlar dava şartı sayılır ve HMK m. 115 uyarınca mahkeme bu şartların varlığını davanın her aşamasında kendiliğinden gözetir.
Uygulamada mahkemeler, dava dilekçesinde talep edilen alacak kalemleri ile arabuluculuk tutanağındaki talepleri karşılaştırır. Arabuluculuk başvuru formunda veya görüşme tutanaklarında hiç bahsedilmemiş, müzakere edilmemiş ve son tutanağa yansıtılmamış alacak kalemleri varsa, bu alacaklar yönünden arabuluculuk sürecinin tüketilmediği kabul edilir. Dolayısıyla tutanakta yer almayan kalemler hakkında açılan davanın usulden reddi gündeme gelir. Ancak başvuru formunda genel bir ifade yerine talepler tek tek belirtilmiş ve müzakere edilmişse, tutanaktaki ifadenin yorumu davanın gidişatını etkileyebilir. Yine de davanın usulden reddedilerek hak kaybına ve gereksiz yargılama giderlerine yol açmaması için, eksik kalan alacak kalemleri bakımından dava açılmadan önce yeniden arabuluculuk bürosuna başvurulması en güvenli yoldur.
Dava açma veya yeni bir arabuluculuk başvurusu yapma aşamasında izlenmesi gereken adımlar ve hazırlanması gereken belgeler şunlardır:
- Kimlik belgesi fotokopisi, varsa vekaletname,
- Varsa önceki arabuluculuk sürecine ait başvuru formu, toplantı tutanakları ve son tutanak,
- Uyuşmazlığın türüne göre alacağı ispatlayan sözleşme, bordro, banka dekontu, fatura, yazışmalar veya ihtarname örnekleri,
- Yeni başvuru yaparken hazırlanacak talep formunda istenen tüm alacak kalemlerinin (örneğin kıdem tazminatı, fazla mesai, bakiye iş bedeli vb.) hiçbir tereddüde yer vermeyecek şekilde açıkça ve tek tek yazılması.
Dava dilekçesinde ise arabuluculuk son tutanağında yer alan kalemlerle talep sonucunun birebir örtüşmesine dikkat edilmeli, son tutanağın aslı mahkemeye sunulmalıdır. Sürecin sonucu, somut olayın özelliklerine ve tutanaklardaki kayıtların niteliğine göre değişebileceğinden bir hukukçudan destek alınması faydalı olacaktır.